El kardex es el registro de los movimientos de cada producto de tu inventario: lo que entra, lo que sale y el saldo que queda. Es la forma de saber con exactitud cuánto tienes y por qué cambió.
Para qué sirve
- Saber el stock real de cada producto en cualquier momento.
- Detectar faltantes o pérdidas comparando el saldo del sistema con el conteo físico.
- Decidir cuánto y cuándo reponer.
- Sustentar el control de existencias ante tu contador.
Qué movimientos registra
| Movimiento | Efecto en el stock |
|---|---|
| Compra | Aumenta |
| Venta | Disminuye |
| Devolución de cliente | Aumenta |
| Anulación de venta | Aumenta (se revierte) |
| Ajuste por conteo | Aumenta o disminuye |
| Merma o degustación | Disminuye |
Cómo llevar un kardex paso a paso
- Registra el saldo inicial de cada producto con un conteo físico.
- Anota cada movimiento con fecha, tipo, cantidad y motivo.
- Calcula el saldo después de cada movimiento.
- Compara con el conteo físico cada cierto tiempo y registra las diferencias como ajuste.
Métodos de valorización
Si además necesitas el valor del inventario, existen métodos como el promedio ponderado y el PEPS (primero en entrar, primero en salir). Consulta con tu contador cuál corresponde a tu negocio.
El kardex manual vs automático
En Excel o cuaderno es fácil olvidar un movimiento y el saldo deja de ser confiable. Con un sistema POS, cada venta, compra, devolución y ajuste se registra sola, con el usuario y la hora, y el saldo siempre cuadra. Lee control de inventario y kardex.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio llevar kardex?
Depende de tu régimen tributario y de tus ingresos. Consúltalo con tu contador; aun cuando no sea obligatorio, es una práctica muy recomendable.
¿Cada cuánto debo contar el inventario?
Cuanto más rotan tus productos, más seguido: semanal o mensual para los de mayor movimiento.
¿Qué hago si el sistema y el conteo no coinciden?
Registra un ajuste con el motivo y revisa si hubo ventas sin registrar, mermas o errores de digitación.
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